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Lo smart working ai tempi del Coronavirus

di Massimo Orlando
Presidente del Tribunale di Livorno
L’emergenza epidemiologica è l’occasione per consentire all’Amministrazione della giustizia di rinnovare in parte le modalità di esplicazione dei servizi amministrativi

Premessa

L’incalzare dell’emergenza epidemiologica da Covid-19 impone il ricorso a forme mai sperimentate di lavoro agile (o smart working).

L’obiettivo è quello di ridurre al massimo sia gli spostamenti (da casa all’ufficio e viceversa), sia la presenza in ufficio delle persone.

Il Governo e in particolare il Ministero della giustizia in questi giorni concitati hanno ripetutamente invitato i Capi degli uffici ad incentivare il ricorso allo smart working da parte dei dipendenti[1].

Secondo le linee guida del Ministero, tendenzialmente il dipendente potrebbe lavorare tre giorni a casa e due giorni in ufficio. Questa importante precisazione consente di immaginare alcune modalità di smart working, come di seguito proverò ad esemplificare.

La concitazione del momento non consente certamente di indugiare in raffinate analisi interpretative della legge 81 del 2017 (artt. 18-24), né di esaminare la diffusione che sino ad oggi ha avuto questa particolare modalità di esecuzione della prestazione lavorativa.

Con queste brevi note, invece, mi propongo di illustrare un provvedimento che ho adottato per i dipendenti del Tribunale di Livorno, nel tentativo di prestare la massima ottemperanza alle Linee guida del Capo del Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria del 10 marzo scorso.

Infatti, nell’invitare i dipendenti a formulare e propormi i progetti individuali per il lavoro da casa (o lavoro agile o smart working), ho ritenuto utile illustrare loro alcune modalità di esecuzione a distanza della prestazione lavorativa.

La premessa fondamentale è, infatti, che ormai l’attività di cancelleria è ormai da anni interamente informatizzata, sia nel settore civile, che nel settore penale che in quello amministrativo-contabile. La peculiarità dei dati trattati (dati non solo di natura giudiziaria, ma molto spesso anche dati sensibili) ha da sempre indotto la Direzione per i sistemi informativi e automatizzati (Dgsia) a privilegiare politiche di accesso ai sistemi informatici che escludono la possibilità di connettersi da casa[2].

Occorre quindi distinguere due casi, a seconda che sia o meno possibile accedere ai registri informatici di cancelleria.

A. I sistemi informatici ai quali è possibile accedere da casa sono:

  1. protocollo documentale uffici giudiziari (Script@)
  2. Sicoge (sistema per la gestione integrata della contabilità economica e finanziaria)
  3. Siamm (Sistema informativo amministrativo)

Le politiche di accesso ai predetti sistemi informatici sono state “liberalizzate”, cioè aperte all’accesso dall’esterno, solo di recente dalla Dgsia[3], per far fronte alla esigenza di consentire ai dipendenti di lavorare da casa.

Pertanto, i dipendenti che attualmente sono addetti a tali compiti possono svolgere il loro lavoro senza alcun problema da casa.

Come ha chiarito la Dgsia, è indispensabile che il dipendente sia munito della Carta Multiservizi della Giustizia – mod AT elettronico (Cmg), per accedere ai sistemi.

B) I sistemi informatici ai quali non è possibile accedere da casa sono, invece, tutti i registri di cancelleria sia nel civile che nel penale (Sicid, Siecic, Sicp, ecc...)

Come ho già anticipato, si può dire che almeno il 90% del lavoro degli addetti alla cancelleria è svolto con modalità informatiche, perché i registri di cancelleria sono tutti informatizzati.

Nello sforzo di individuare alcuni servizi (o alcune frazioni di servizi) che possono essere svolti da casa, si possono enucleare le seguenti ipotesi di lavoro.

a) apposizione di formule esecutive:

È noto che la richiesta e il ritiro dell’atto munito di formula esecutiva sono pressochè le uniche ragioni per cui avvocati e custodi accedono all’ufficio giudiziario. Infatti, l’apposizione della formula esecutiva è compito esclusivo del cancelliere. Essa è rilasciata una sola volta, fatta eccezione per i casi previsti dall’art. 476 cpc. Ciò impedisce al difensore di estrarre una copia conforme dell’atto munito della formula esecutiva (come previsto in linea generale dall’art. 16-bis, comma 9-bis, del decreto legge 179/2012), perché altrimenti la disposizione di cui all’art. 476 cpc, che vuole impedire la circolazione in contemporanea di più titoli esecutivi identici, verrebbe frustrata.

Ciò posto, lo svolgimento del servizio di apposizione e consegna della copia esecutiva può essere svolto nella residenza del lavoratore con le seguenti modalità.

Il dipendente potrebbe:

  • inserire in una chiavetta USB le sentenze, i decreti ingiuntivi, ordinanze di assegnazione, ecc., da dichiarare esecutivi;
  • portare la chiavetta nella propria residenza;
  • stampare i provvedimenti (ma la stampa può avvenire anche in ufficio, a seconda della preferenza del lavoratore);
  • eseguire i dovuti controlli;
  • apporre la formula esecutiva;
  • avvisare via email il difensore richiedente in ordine alla data e alle modalità in cui può ritirare l’atto con la formula esecutiva;
  • nei giorni in cui egli rientra in ufficio, il dipendente che ha aderito allo smart working potrà consegnare il lavoro già svolto (al front office, che provvederà anche a ritirare i diritti che devono essere versati dal richiedente);
  • e poi potrà copiare sulla chiavetta USB le sentenze e gli altri provvedimenti che dovranno essere “lavorati” nei giorni successivi, con le stesse modalità.

 b) trascrizione delle sentenze e dei verbali di conciliazione in Conservatoria dei Registri Immobiliari:

Considerato che la trascrizione nei Registri Immobiliari deve essere compiuta esclusivamente mediante accesso al sistema informatico della Conservatoria, il dipendente potrebbe:

  • inserire in una chiavetta USB le sentenze e i verbali di conciliazione da trascrivere
  • effettuare tutte le operazioni sul sito della Conservatoria
  • e poi, nel giorno di rientro in ufficio, eseguire le annotazioni sul Sicid.

 c) dichiarazioni di irrevocabilità delle sentenze (civili e penali) o dei decreti di liquidazione dei compensi a favore dei difensori (d’ufficio) o nei procedimenti in cui vi è stata ammissione al passivo o dei decreti di trasferimento o altri provvedimenti:

Si tratta, come è noto, di carichi di lavoro veramente ingenti e che anche in una situazione “normale” assorbono molte energie lavorative.

Per eseguire questo servizio dalla propria residenza, il dipendente potrebbe

  • portare a casa i fascicoli in cui vi sono atti da dichiarare irrevocabili, privilegiando quelli meno voluminosi; sarà indispensabile compilare un elenco dei fascicoli che si intende portare a casa, da consegnare al direttore amministrativo o al funzionario, il quale dovrà poi controllare che siano tutti riportati in ufficio; può anche selezionare (specie per i fascicoli più corposi) gli atti che deve usare per svolgere il servizio, evitando di recare con sé volumi eccessivi di carta;
  • effettuare i dovuti controlli
  • apporre le dichiarazioni di irrevocabilità
  • digitalizzare i provvedimenti contenenti le dichiarazioni di irrevocabilità.

Nel giorno di rientro in ufficio, il dipendente potrà:

  • completare il lavoro che per qualche ragione non ha potuto svolgere interamente a casa;
  • aggiornare i sistemi informatici di cancelleria (Sicid, Siecic, Sicp, ecc.);
  • prelevare gli altri fascicoli, per lavorare a casa nei giorni successivi.

 d) intestazioni delle sentenze penali e dei decreti penali:

Anche il servizio di intestazione delle sentenze penali e dei decreti penali è molto impegnativo per le cancellerie.

Il dipendente potrebbe:

  • portare a casa i fascicoli in cui vi sono sentenze o decreti penali da intestare, privilegiando quelli meno voluminosi; invece dei fascicoli, potrà ovviamente portare a casa anche soltanto alcuni atti e cioè copia del decreto di citazione e ultimo verbale di udienza;
  • sarà indispensabile compilare un elenco dei fascicoli che si intende portare a casa, da consegnare al direttore amministrativo o al funzionario, il quale dovrà poi controllare che siano tutti riportati in ufficio;
  • effettuare i dovuti controlli
  • procedere alle intestazioni
  • trasmettere le sentenze o decreti penali intestate al giudice incaricato della redazione della motivazione

Nel giorno di rientro in ufficio, il dipendente potrà:

  • completare il lavoro che per qualche ragione non ha potuto svolgere interamente a casa;
  • prelevare gli altri fascicoli da lavorare a casa nei giorni successivi.

Questa attività potrebbe anche essere diseconomica, nei casi in cui – in ufficio – si sarebbe potuto utilizzare il SICP per intestare le sentenze (utilizzando cioè i dati presenti in Sicp ed esportandoli nella intestazione della sentenza).

Tuttavia, nell’attuale situazione emergenziale, ritengo che rispetto agli obiettivi propri della legge sullo smart working [4] prevalga il diritto alla salute del lavoratore.

Pertanto, anche qualora fosse meno efficiente svolgere a casa l’attività di intestazione delle sentenze e dei decreti penali, rispetto a quanto non sia farlo in ufficio e avvalendosi dei sistemi informatici, ritengo che in questa contingenza tale diseconomia sia trascurabile. I lavoratori che dovessero chiedere di espletare dalla propria residenza l’attività di intestazione delle sentenze penali, potrebbero quindi vedere accolti i propri progetti di lavoro agile.

Ovviamente, per i fascicoli già digitalizzati (cioè inseriti nel sistema informatico denominato Tiap) il dipendente potrà esportarli, caricarli sulla penna USB e lavorarli a casa.

Aggiungo infine che l’intestazione delle sentenze (o dei decreti penali) può riguardare non solo le sentenze già pronunciate dal Giudice e in attesa di motivazione, ma anche i processi fissati a udienze che non sono state ancora celebrate.

e) avvisi di fissazione delle udienze

il dipendente potrebbe comportarsi come sopra.

 f) Siamm:

Come già detto, la Dgsia ha “liberalizzato” l’accesso al Siamm (che è un sistema amministrativo che consente di gestire i crediti pecuniari da recuperare).

I dipendenti addetti al recupero crediti potranno accedere da casa al Siamm e preparare modelli per l’invio a Equitalia (è sufficiente che si portino a casa la sentenza e, quindi, nel giorno in cui accedono in ufficio ben possono portare a casa le sentenze da lavorare nei giorni in cui lavorano nella propria residenza o domicilio).

g) Corpi di reato

I dipendenti potranno interloquire via email con la PG, per chiedere i verbali di esecuzione degli ordini di distruzione o di restituzione o assegnazione ad associazioni di beneficenza.

I fascicoli dei corpi di reato potranno essere portati a casa, previo elenco da consegnare al funzionario responsabile (generalmente non sono fascicoli voluminosi).

 h) Consegnatario

i dipendenti addetti potranno lavorare su Geco (sistema informatico del Mef di gestione dei beni mobili), Avcp (sito Anac per il Cig), Sigeg (sistema di gestione degli immobili per la giustizia) e Sicoge e Scripta (a questi due sistemi, da pochi giorni, si può accedere da fuori Rug).

 i) Attività degli ufficiali giudiziari

Un’attività che gli ufficiali giudiziari possono certamente compiere da casa sono le notificazioni a mezzo posta, attività che richiede compilazione della busta, dell’avviso di ricevimento e delle distinte.

 

 C) Coworking

Le linee guida del Capo DOG del 10.03.2020 prevedono la possibilità del coworking, modalità di svolgimento della prestazione lavorativa in un unico ambiente fisico di dipendenti dell’Amministrazione della giustizia in servizio presso differenti uffici ed articolazioni.

Orbene, l’ostacolo costituito dalla impossibilità per il dipendente di accedere dall’esterno ai registri di cancelleria potrebbe essere superata, consentendogli di recarsi presso un ufficio giudiziario (anche Ufficio del Giudice di Pace) diverso da quello in cui è incardinato, dove svolgere l’attività sua propria. Ad esempio, un dipendente del Tribunale di Livorno potrebbe recarsi presso l’Ufficio del Giudice di Pace di Piombino, se risiede in quest’ultima città. In questo modo, sarebbero superati tutti gli ostacoli e potrebbe ad esempio accettare” nel registro informatico gli atti depositati da difensori, consulenti, giudice, ausiliari in genere; scaricare o stampare le copie di sentenze, decreti ingiuntivi, ordinanze di assegnazione, ecc., da dichiarare esecutivi; eseguire le notifiche penali e le comunicazioni di cancelleria civile.

Conclusione

L’emergenza epidemiologica è l’occasione per consentire all’Amministrazione della giustizia di rinnovare in parte le modalità di esplicazione dei servizi amministrativi.

Anche senza ipotizzare una radicale trasformazione delle politiche di sicurezza dei registri informatici di cancelleria, gli esempi che ho delineato mi sembra possano rientrare tutti nella previsione di cui all’art. 18 legge 81/2017.

 

 

[1] cfr. art. 2, comma 1, lett. r), del Dpcm 4 marzo 2020; linee guida sulle misure di svolgimento dell’attività lavorativa per il personale dell’Amministrazione giudiziaria al fine di attuare le misure di contenimento del contagio da Covid-19, del Capo del Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria (del 10 marzo 2020, nr. 0003347.U) .

[2] Fanno eccezione la Consolle del magistrato e la Consolle dell’avvocato, che consistono però in piattaforme informatiche che consentono solo di depositare atti ma non di modificare o cancellare dati iscritti nei registri di cancelleria (Sicid e Siecic).

[3] nota Dgsia del 09 marzo 2020, prot. nr. 0008690.U .

[4]incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”: art. 18 legge 81/2017 .

12/03/2020
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