Magistratura democratica
Prassi e orientamenti

La Toscana e il PCT: risultati ed esperienze a confronto

di Fabrizio Nicoletti
Giudice del Tribunale di Pisa
Il PCT: strumento per bilanciare la contrazione delle risorse umane nel comparto giustizia
La Toscana e il PCT: risultati ed esperienze a confronto

La prossima entrata in vigore dell’obbligatorietà del Processo Civile Telematico costituisce per la gran parte degli Uffici Giudiziari del Distretto di Corte di Appello di Firenze l’approdo finale dopo un lungo percorso di avvicinamento.

Nella gran parte degli uffici, infatti, il lavoro corale dei vari Dirigenti e dei Consigli dell’Ordine ha portato già da alcuni anni ad adottare forme di processo telematico, anche grazie agli strumenti messi a disposizione dalla Regione Toscana.

Questo percorso ormai pluriennale ci consente di guardare al Processo Civile Telematico, non tanto come una sfida futuribile, quanto come una esperienza concreta e dai risultati in parte consolidati.

Il raggiungimento di tali risultati è oggettivamente il frutto di un impegno collettivo dei vari soggetti coinvolti, che, ciascuno per le proprie competenze, hanno creato i presupposti per la buona riuscita del progetto, superando i timori della prima ora.

Le probabilità di successo di ogni processo innovativo, infatti, sono strettamente legate al gradimento che esso troverà presso i soggetti che ne verranno immediatamente coinvolti.

Le organizzazioni complesse, quali indubbiamente sono gli uffici giudiziari, tendono a funzionare su prassi applicative stratificate e consolidate negli anni, che costituiscono per l’utente un ambiente di lavoro ormai familiare. Ogni innovazione, pertanto, rischia di essere interpretata quale tentativo di rottura di un equilibrio. A questo si aggiunge il fatto che il Processo Civile Telematico ribalta completamente ogni schema di lavoro precedentemente utilizzato, rendendo l’utilizzo della carta ed il rapporto diretto con l’utente, che erano i cardini del precedente sistema, meramente eventuali.

Al momento dell’introduzione dei primi strumenti di processo telematico le preoccupazioni maggiori derivavano dal fatto di dover calare il processo innovativo all’interno di un contesto di personale, sia magistrati che cancellieri, che si è per lo più formato in un’epoca ampiamente precedente all’introduzione di massa dell’informatica.

I processi di innovazione dell’Amministrazione Giudiziaria si erano fino a quel momento mossi in una direzione di mera sostituzione di strumenti tradizionali con strumenti informatici, che creava minori traumi di tipo culturale (i ruoli cartacei sono stati sostituiti dai sistemi digitali e le macchine da scrivere dai personal computer, utilizzati per lo più come semplici word processor).

Tali innovazioni, quindi, introdotte in un arco temporale piuttosto lunghe, sono state facilmente digerite da tutti gli addetti.

L’introduzione del Processo Civile Telematico, invece, richiede un radicale mutamento di mentalità, e la sua introduzione è stata programmata in un arco temporale relativamente breve.

Per questo motivo è stato necessario prospettare a tutti gli utenti interessati da questa innovazione il quesito che costituisce il nodo contrale del titolo del convegno: il processo di cambiamento costituisce una sfida o una opportunità di cambiamento?

In questa ottica si è focalizzata la formazione del personale di cancelleria e dei magistrati sui benefici in termini di miglioramento della qualità del lavoro, piuttosto che sugli aspetti problematici che i nuovi programmi creavano, così che il processo di innovazione venisse percepito come un beneficio e non solo come un rischio.

La risposta che se ne è avuta nelle Cancellerie, quanto meno per l’Ufficio di Pisa che conosco direttamente, è stata migliore delle più rosee aspettative.

Il personale ha recepito senza particolari criticità l’innovazione nei processi di lavoro che veniva proposta, apprendendo in tempi molto rapidi l’utilizzo dei nuovi strumenti.

Questo ovviamente è stato facilitato dal fatto che l’introduzione del Processo Telematico è stata il frutto di un processo molto articolato, nel quale sono state introdotte gradualmente frazioni di quello che sarebbe stato lo strumento finale, anche grazie all’ausilio della Cancelleria Distrettuale Telematica della Regione Toscana.

Il primo strumento che è stato utilizzato dalle cancellerie è stato la notifica degli avvisi in via telematica, che ha consentito di ridurre drasticamente il lavoro dei cancellieri, oltre ai costi per fotocopie, fax o servizi postali.

Successivamente si è passati ad un deposito generalizzato da parte dei magistrati dei provvedimenti in via informatica, che ha portato ulteriori benefici nel velocizzare il lavoro dei cancellieri, consentendo superare la necessità degli scanner, utilizzando gli originali informatizzati anche per le comunicazioni.

I risparmi di energie umane collegati  a queste innovazioni hanno consentito di far fronte ad un momento di oggettiva difficoltà delle Cancellerie del Tribunale di Pisa, che hanno visto il numero di addetti ridursi drasticamente nell’arco di pochissimi anni.

L’ufficio, nonostante una riduzione significativa del personale, ha continuato a garantire i servizi forniti in precedenza, grazie alle economie realizzate attraverso l’utilizzo dei nuovi strumenti.

La prossima sfida che si porrà per i cancellieri è quella dell’accettazione degli atti depositati dagli avvocati.

Nonostante il Tribunale di Pisa abbia avuto dal Ministero l’autorizzazione al deposito telematico degli atti di parte sin dai primi giorni del mese di luglio 2013, ad oggi il numero di atti depositati non è ancora così significativo da poter esprimere giudizi.

Certamente il personale si è palesato da subito perfettamente in grado di gestire l’innovazione, non evidenziando particolari difficoltà nell’apprendimento dei nuovi processi di lavoro.

E’ però evidente che nel momento in cui il deposito degli atti telematico diverrà generalizzato gli attuali schemi organizzativi delle cancellerie finiranno per apparire non del tutto adeguati alle mutate esigenze.

Se oggi buona parte delle risorse sono impegnate per la ricezione cartacea degli atti, con onerosi turni al front office, nel prossimo futuro tale servizio verrà sensibilmente sgravato, mentre si determinerà l’esigenza di avere personale che quotidianamente verifichi e depositi gli atti inviati telematicamente.

Si renderà pertanto necessario modificare gli ordini di servizio, destinando le risorse umane che si libereranno grazie ad un minor afflusso dell’utenza nelle cancellerie all’attività di verifica del deposito di atti informatici e gestione dei relativi processi.

Il successo del Processo Civile Telematico è infatti legato alla risposta che le cancellerie daranno in termini di velocità di accettazione degli atti.

Non è difficile prevedere, infatti, che gli utenti finali supereranno le resistenze culturali al nuovo strumento solo laddove riscontreranno, oltre ai benefici in termini di risparmio di spesa di trasferta e di tempo, anche un’identica sicurezza del raggiungimento dello scopo. Per gli avvocati, infatti, è forse più importante la certezza di avere il riscontro del deposito dell’atto nei termini che erano stati assegnati che non il risparmio del tempo di attesa in cancelleria.

Più veloce sarà l’accettazione dell’atto, quindi, prima si supereranno le incertezze degli utenti, e si eviterà che questi si rivolgano comunque alle cancellerie per chiedere l’esito del loro invio, costringendo comunque a prevedere un cospicuo servizio di front office.

Sotto tale aspetto, pertanto, sarà necessario un cambiamento di ottica nell’organizzazione dei servizi di cancelleria, che consentano di avere la certezza che tutti gli atti depositati siano accettati in giornata.

Si dovrà quindi verosimilmente superare l’organizzazione degli uffici in termini compartimentali, con pochi soggetti addetti a singoli servizi, posto questa forma di ripartizione delle competenze presenta evidenti criticità nel caso di assenza del soggetto preposto al servizio per un qualsiasi motivo (anche soltanto il congedo feriale).

Oltre a questi aggiustamenti, che potranno essere valutati nel momento in cui il sistema andrà a regime, sarà comunque necessario un maggiore supporto da parte del Ministero.

Nei primi mesi di applicazione del PCT a Pisa si sono riscontrate forti criticità in termini di idoneità della rete e dell’assistenza, che, se non affrontate tempestivamente, rischiano di sfiduciare il personale e l’utenza, portando al fallimento il processo di innovazione.

In particolare, si è assistito con una frequenza allarmante ad interruzioni del collegamento tra l’ufficio ed i server remoti, che hanno reso di fatto impossibile alle cancellerie di operare ed ai magistrati di depositare i loro provvedimenti.

La risposta dell’assistenza in caso di difetti dei sistemi o guasti delle macchine è apparsa poi eccessivamente lenta, tenuto conto dei tempi imposti da un processo di tipo telematico.

E’ evidente che in un processo basato esclusivamente su strumenti informatici non ci possiamo permettere di avere i sistemi fuori uso per svariate ore, se non giornate intere.

Il Ministero dovrà pertanto dimostrare di credere fino in fondo all’innovazione che ha coraggiosamente introdotto, utilizzando i risparmi di spesa derivanti dal sistema di notifica digitale e dal superamento dell’utilizzo della carta per potenziare le reti dati e l’assistenza sistemistica.

Dopo che si sono superate le resistenze al cambiamento degli utenti è dal Ministero che si attende il maggiore contributo in termini di coraggio; se questo infatti non si mostrerà deciso nel fare i necessari investimenti tecnologici vi è il concreto rischio di frustrare le aspettative che si sono create in cancellieri ed utenti, perdendo di fatto sia la sfida che l’opportunità che ci eravamo dati.

12/03/2014
Altri articoli di Fabrizio Nicoletti
Se ti piace questo articolo e trovi interessante la nostra rivista, iscriviti alla newsletter per ricevere gli aggiornamenti sulle nuove pubblicazioni.
ADR e proposte di riforma per la giustizia civile

Nelle dichiarazioni programmatiche del nuovo Governo è stata sottolineata l’importanza delle ADR nel quadro complessivo della giustizia civile. Un particolare rilievo è stato attribuito alla mediazione e, nel suo ambito, alla mediazione demandata. Ma, affinché tali strumenti possano porsi davvero quali sedi complementari e coesistenziali rispetto alla giurisdizione, è necessaria una serie di interventi, tutti realizzabili nell’immediato o nel breve periodo, idonei ad assicurarne il migliore e più efficace funzionamento.

09/04/2021
Giustizia civile: bilancio della pandemia e idee per il futuro prossimo

Si raccolgono qui gli interventi di Maria Giuliana Civinini (presidente del Tribunale di Pisa), Claudio Cecchella, (professore ordinario di diritto processuale civile presso l'Università di Pisa) e Giuseppe Ruffini (professore di diritto processuale civile presso l'Università Roma Tre) alla Giornata europea della giustizia svoltasi il 27 ottobre 2020 presso il Tribunale di Pisa e dedicata a Giustizia civile: bilancio della pandemia e idee per il futuro prossimo. Ciascun intervento è scaricabile in formato pdf ai link qui disponibili, insieme al programma della Giornata. 

15/02/2021
Processo Telematico in Cassazione, a che punto siamo?

Quando chiedo ad un avvocato che si confronta con il processo telematico un suggerimento per migliorare il sistema, la risposta è sempre la stessa: l’adozione di un processo telematico unico per tutte le giurisdizioni. Invece, quasi a fargli dispetto, ogni giurisdizione in Italia ha il suo processo telematico: il fratello maggiore è PCT in primo e secondo grado civile, secondogenito è PAT davanti al giudice amministrativo, quindi ha visto la luce il giovane GIU.DI.CO. per la magistratura contabile e poi è stata la volta del neonato PTT per il giudice tributario in primo e secondo grado. Ora, per la gioia del giudice penale, sta muovendo i primi passi PPT. Manca poco al parto di un sesto fratello, lungamente desiderato? O piuttosto il processo telematico presso la Corte di Cassazione sarà una costola del PCT che, unico tra i fratelli, per le funzioni stesse della Corte dovrà imparare a parlare presto con ciascuno di loro? E a quando il lieto evento?

28/01/2021
I giudici del lavoro, l’udienza da remoto e la conciliazione giudiziale

L’udienza da remoto e il tentativo di conciliazione nelle cause di lavoro: la compatibilità con una interlocuzione reale che preservi il ruolo del giudice e la possibilità di realizzare un atto coerente con l’art. 88 disp. att. c.p.c. 

07/07/2020
La ripartenza della giustizia civile: l’esperienza di Torino
Il riavvio dell’attività giudiziaria nel settore civile implica una progettualità. Qui di seguito alcuni spunti, partendo dall’esperienza del Tribunale di Torino
28/05/2020
La Cassazione si cimenta sulla firma digitale: solo CAdES o anche PAdES? Istruzioni per l’uso
Commento all’ordinanza n. 20672/2017 di rimessione alle Sezioni unite della questione concernente gli effetti della violazione delle disposizioni tecniche specifiche sulla forma degli “atti del processo in forma di documento informatico”
19/10/2017
Per un modello leggero (ma non un “guscio vuoto”!) di ufficio per il processo
Giugno 2003. In coda ad un dibattito veramente intenso promosso dall’Associazione nazionale magistrati su protocolli, processo e organizzazione, sulla scia delle riflessioni maturate in quel contesto sul valore essenziale dell’organizzazione delle risorse a disposizione della giurisdizione per rendere effettivo il principio della ragionevole durata del processo, parte uno scambio di corrispondenza molto fitto su questi argomenti tra un giudice civile, un dirigente amministrativo ed un docente universitario che in capo a pochi mesi approda ad una felice formula organizzativa, la quale riassume in sé l’esigenza di coordinare le risorse esistenti in vista della migliore funzionalità per il processo
02/05/2017
Noterelle forse inattuali, ma di certo un po’ polemiche, su Costituzione e processo civile
Quale che sia il rito, o non-rito, che siano chiamati ad applicare, i giudici civili non potranno farlo nelle condizioni date, con l’ennesima riforma a costo zero. Se qualcosa deve cambiare, l’ultima in ordine di importanza è proprio il rito
20/10/2016