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Il progetto PNRR presso l’Ufficio GIP-GUP del Tribunale di Milano: primi risultati e capacità di conseguire gli obiettivi 2026

di Elena Madiai , Erica Melloni
Politecnico di Milano

Proseguono gli interventi volti a documentare le attività realizzate dalle Università presso gli Uffici giudiziari, con l’obiettivo di migliorare l’organizzazione degli uffici per il processo e fornire modelli e strumenti di supporto per la riduzione dell’arretrato e dei tempi dei procedimenti. Interventi finanziati dal Ministero della giustizia attraverso il PON Governance e capacità istituzionale, sulla base di una articolazione del Paese in sei macro-aree territoriali.

Sommario: 1. Introduzione / 2. Gli obiettivi PNRR del Tribunale di Milano e la sezione Gip-Gup / 3. Risultati del progetto PNRR-UPP presso il Gip-Gup: una valutazione preliminare / 4. Un’analisi predittiva: gli obiettivi PNRR-UPP verranno raggiunti? / 5. Conclusioni

 

1. Introduzione

Il Piano nazionale di ripresa e resilienza - PNRR ha dedicato una specifica attenzione ai temi di giustizia, prevedendo tre riforme del sistema giudiziario - processo civile, penale e insolvenza, tutte già approvate al momento in cui si scrive - e altrettante linee di investimento miranti a rafforzare il capitale umano, la digitalizzazione e l’edilizia giudiziaria. A queste ultime sono riservate risorse per un totale di 2,827 miliardi di euro. La gran parte di esse (2,26 miliardi di euro) è assorbita dall’investimento denominato Ufficio Per il Processo (UPP) e Capitale umano, che prevede l’assunzione a tempo determinato di 21.910 unità di personale[1] da inserire negli uffici di primo e secondo grado e presso la Corte di Cassazione. In relazione al progetto UPP nel 2021 sono state reclutate 8.171 unità che hanno preso servizio a partire da febbraio dell’anno successivo presso i diversi uffici giudiziari; nel 2022 è stato avviato il reclutamento di ulteriori 4.410 unità. Nel frattempo, ciascun ufficio giudiziario ha redatto un piano per l’allocazione e le mansioni del nuovo personale, definendo, inoltre, gli obiettivi di risultato da raggiungere entro il 2026. Sempre nel 2022 è stato inoltre finanziato il progetto Next Generation UPP[2], che mira a supportare gli uffici nel percorso di attuazione dell’Ufficio per il processo. 

Questo articolo prosegue il primo contributo sul tema presentato da Giancarlo Vecchi su questa rivista on line il 15.12.2022[3], illustrando alcuni risultati dell’attività svolta per gli uffici giudiziari di Milano dal gruppo di ricerca del Politecnico di Milano[4]. L’analisi qui presentata si concentra in particolare sul settore gip -gup, sintetizzando i primi risultati raggiunti e alcune previsioni relative alla capacità di conseguire gli obiettivi PNRR per il 2026. 

 

2. Gli obiettivi PNRR del Tribunale di Milano e la sezione Gip-Gup

Il progetto PNRR del Tribunale di Milano in tema di Ufficio per il processo (d’ora in poi: progetto PNRR-UPP), predisposto a fine 2021, poneva alcuni obiettivi principali: 

· contribuire a eliminare l’arretrato ultra triennale per il settore civile, e le pendenze più risalenti nel tempo per il settore penale; 

· conseguire un indice di ricambio pari a 1,20[5]

· infine, ridurre il disposition time, ovvero la durata dei procedimenti. 

Il progetto prevedeva inoltre un sistema di riparto del nuovo personale reclutato a tempo determinato (cui d’ora in poi faremo riferimento con il termine AUPP – addetti all’ufficio per il processo) basato sull’analisi delle criticità delle varie sezioni civili e penali, in particolare in termini di capacità di smaltimento dei fascicoli e consistenza dell’arretrato. 

 

Criticità del Gip-Gup

Tra queste sezioni, quella del gip-gup è stata quella che ha ricevuto, sulla base di un’analisi statistica realizzata a fine 2020, il contingente maggiore di personale: 56 unità sulle 293 complessivamente assegnate al Tribunale di Milano. I dati del 2020 infatti mostravano per la sezione gip-gup una forte crescita dei procedimenti in ingresso (+ 20%) e dei tempi medi di emissione dei provvedimenti, passati da circa 125 giorni in media nel triennio 2016-2018, a 156 nel 2019 (+25,1%), a 181 nel 2020 (+16% rispetto all’anno precedente). 

Le criticità erano dovute a diversi fattori, sia strutturali sia contingenti. Sul primo fronte va ricordata la consistente scopertura di organico di magistratura (i dati 2022 indicano circa 10 unità full time equivalent in meno rispetto all’organico dell’ufficio gip-gup) e del personale amministrativo, con conseguenti carichi di lavoro elevati, nonché il forte ricorso ai riti speciali, più elevato a Milano rispetto alle altre sedi di Tribunale di pari dimensione[6]. Sul secondo fronte vi sono gli effetti di quanto accaduto nel 2020. In questo anno, alle restrizioni del Covid si è sommato un vasto incendio che ha interessato tutto il settimo piano del palazzo di giustizia in cui è allocato il gip-gup. L’incendio ha riguardato gran parte dei fascicoli, ancora prevalentemente cartacei, determinando una faticosa operazione di recupero delle informazioni mancanti. Durante le operazioni di ripristino è inoltre stato rinvenuto del materiale cancerogeno che ha reso necessario il trasferimento del personale in altri uffici. Per affrontare tale situazione è stata allestita al sesto piano del palazzo di giustizia una struttura provvisoria per ricevere gli atti urgenti, mentre i procedimenti relativi a misure cautelari sono stati gestiti esclusivamente per via informatica. Contemporaneamente, e in accordo con la Procura, i procedimenti con richiesta di archiviazione sono stati temporaneamente bloccati. Il personale ha potuto riprendere accesso all’ufficio alla fine del 2020 ma alcune aree, come la Cancelleria centrale penale, sono rimaste inagibili anche nel corso del 2022.

 

Organizzazione degli AUPP presso il Gip-Gup

Gli AUPP reclutati tramite il progetto PNRR, con un incarico a tempo determinato per 18 mesi, hanno avviato la collaborazione presso il gip-gup a febbraio 2022. L’inserimento ha previsto un periodo di formazione iniziale che ha affrontato argomenti di tipo giurisprudenziale, amministrativo e informatico. L’assegnazione del personale ha seguito un modello misto, che coniuga assegnazioni dirette in staff ai giudici (con la formula dei ‘mini pool’), e assegnazioni presso gli uffici di cancelleria. Un nucleo di magistrati è stato incaricato della formazione e della predisposizione di modelli a supporto delle attività degli AUPP. Il coordinamento generale è affidato al direttore di cancelleria, che definisce periodicamente le assegnazioni e i turni del personale e ne monitora le attività. 

Una parte del personale AUPP è stata in prima battuta assegnata a trattare il carico dei procedimenti pendenti per i quali è stata avanzata richiesta di archiviazione, dando priorità alle richieste avverso autori noti, e ai decreti penali di condanna. Infatti, il numero elevato di questi procedimenti incide in modo significativo sull’indice di ricambio complessivo del Tribunale. Tuttavia, l’assegnazione di una parte degli AUPP alle attività di cancelleria ha sollevato qualche scontento tra gli AUPP, che avrebbero preferito o ritenevano di dover svolgere attività di affiancamento al giudice. Per mantenere fermi gli obiettivi dell’Ufficio, ma, nel contempo, consentire agli AUPP di prendere parte a tutte le attività svolte dall’Ufficio gip-gup, sia di cancelleria sia di supporto al giudice, è stato elaborato un sistema di turnazione tra i diversi incarichi. L’organizzazione di turni ha permesso anche di offrire supporto al personale di cancelleria durante i turni di servizio nei giorni festivi, peraltro consentendo una riduzione considerevole delle domande di straordinario, perché compensate dalla presenza degli AUPP[7]

Durante questo periodo, presso l’ufficio gip-gup, come in tutto il Tribunale, vi sono stati diversi casi di abbandono a seguito di stabilizzazioni presso l’Ufficio stesso o per l’avvio di nuove collaborazioni presso altre istituzioni. Una survey indirizzata al personale AUPP, realizzata dal Politecnico di Milano, ha infatti mostrato che circa l’80% degli AUPP – il cui incarico è a tempo determinato - ha intenzione di tentare un concorso pubblico, principalmente in magistratura o presso il Ministero della Giustizia. L’analisi ha peraltro evidenziato che gli addetti hanno giudicato l’esperienza soddisfacente dal punto di vista formativo e professionale (punteggio medio pari a 7,5 su scala 1-10).  

 

3. Risultati del progetto PNRR-UPP presso il gip-gup: una valutazione preliminare

In questo paragrafo presentiamo i principali indicatori di efficienza giudiziaria[8] per valutare lo stato di attuazione al 2022 degli obiettivi stabiliti dal progetto PNRR-UPP e alcune stime previsionali sulla probabilità di conseguire i target fissati per il 2026.

I principali indicatori sono in miglioramento.

Le statistiche 2022 (Tabella 1) mostrano che il numero di fascicoli definiti torna a crescere dopo il 2020, anno in cui, a causa del Covid-19 e dell’incendio, il numero dei fascicoli iscritti e definiti è stato significativamente più basso rispetto a quello dell’anno precedente. I dati 2021 mostrano che la risposta è stata pronta ed efficace. Cresce di conseguenza anche il simple clearance rate - SCR, che nel 2022 è tornato praticamente ai livelli del 2019, sopra l’1: questo significa che il gip-gup sta smaltendo tutti i fascicoli sopravvenuti nel periodo preso in considerazione, e un po’ di più. Nonostante questa buona performance, il SCR è ancora al di sotto del target PNRR 2026: SCR=1,20. 

Nel 2020 il disposition time era quasi raddoppiato rispetto all’anno precedente. Tuttavia, lo stesso indicatore nel 2021 e soprattutto nel 2022 appare in decisa riduzione. Il tempo medio per la definizione dei procedimenti è pari a 176 giorni nel 2022, 89 in meno rispetto al 2020 ma ancora un po’ superiore al dato registrato nel 2019 (148 giorni). 

Un altro parametro rilevante è costituito dai fascicoli pendenti. Da questo punto di vista i dati mostrano una crescita dal 2019 fino al 2021, e una inversione di tendenza nel 2022. Si tratta di un dato ancora critico, ma in miglioramento e da consolidare in futuro. Sul fronte delle pendenze vanno tuttavia anche segnalate le problematiche relative alla qualità dei dati, dovuta sia alla difficoltà di migrazione tra due sistemi informatici (l’antico Re.Ge. e il nuovo SICP) sia alla necessità di eliminazione delle false pendenze. Su questo fronte è in corso un lavoro straordinario di bonifica dell’archivio, per depurare le situazioni reali di arretrato e disporre quindi di statistiche aggiornate e affidabili.

 

Prime evidenze del contributo degli AUPP

Gli AUPP sono stati impiegati in vari step del procedimento giudiziario, a supporto del singolo giudice o delle cancellerie o tramite soluzioni intermedie. Nel caso del gip-gup, gli AUPP sono stati in primo luogo dedicati a supportare l’attività di gestione di alcune categorie di procedimenti, quali le richieste di archiviazione, che nel 2020, erano state rallentate per dare priorità ad altre inderogabili. Per valutare l’impatto degli AUPP sulle attività che hanno previsto un loro apporto consistente nei primi dieci mesi (febbraio-dicembre 2022) abbiamo realizzato un’analisi dei tempi delle fasi gestite con il supporto degli AUPP, che sono stati poi comparati con i tempi delle medesime fasi gestite nello stesso periodo dell’anno precedente, quando gli AUPP non erano ancora in servizio. I tempi sono stati calcolati sulla base della registrazione degli eventi che identificano l’inizio e la conclusione della fase sul sistema SICP, estratti dall’Ufficio Innovazione del Tribunale di Milano.

L’analisi, che ha riguardato i procedimenti con richiesta di archiviazione contro noti, mostra una riduzione considerevole dei tempi di tutte le fasi analizzate (nella Figura 1 le fasi sono identificate con etichette da 1 a 6 e corrispondono a vari stadi del procedimento, come rilevati dal sistema SICP). Questa prima analisi mostra un impatto positivo dell’impiego degli AUPP sui tempi di gestione dei procedimenti di giustizia cui hanno contribuito, con una riduzione dei tempi pari al 59% rispetto al medesimo periodo dell’anno precedente. 

Si tratta di risultati incoraggianti. Nelle prossime fasi del progetto Next Generation UPP ci proponiamo di estendere l’analisi ad altri tipi di procedimenti, con l’obiettivo di comparare i risultati in relazione alle diverse soluzioni organizzative adottate.

 

4. Un’analisi predittiva: gli obiettivi PNRR-UPP verranno raggiunti?

La capacità di raggiungere gli obiettivi stabiliti dal progetto PNRR-UPP per il 2026, per la sezione GIP, può essere analizzata a partire da due prospettive: quella a produttività costante (cioè con un andamento delle definizioni pari a quello in media registrato nell’ultimo biennio) e quella che stima la produttività necessaria a conseguire i target PNRR-UPP nel 2026.  I risultati sono sintetizzati nella Figura 2[9]

 
Proiezione a produttività costante

Se ipotizziamo una produttività costante dell’ufficio gip-gup (cioè il medesimo rapporto definiti/iscritti registrato in media negli ultimi due anni)[10], nel 2026 il numero dei procedimenti pendenti[11] aumenterà ancora di 1.008 fascicoli rispetto al dato 2020 (+7%), raggiungendo circa 15 mila a fine periodo. A produttività costante, pertanto, l’obiettivo di ridurre il numero di procedimenti non verrebbe conseguito, anzi peggiorerebbe. Per quanto riguarda il disposition time, a produttività costante l’indice si assesterebbe a 214 giorni, rispetto agli attuali 176[12]: un dato superiore al valore pre-Covid. 

Dato il carico molto elevato della sezione gip-gup, questi dati potrebbero influenzare la capacità complessiva del Tribunale di Milano di raggiungere l’obiettivo posto per il 2026 dal progetto PNRR.

 

Proiezione con un SCR target 1,20

Per raggiungere nel 2026 l’obiettivo PNRR-UPP di SCR=1,20, e ipotizzando un numero di fascicoli in ingresso costante nei prossimi anni, tra il 2023 e il 2026 dovrebbero essere definiti 16.160 fascicoli in più rispetto a quelli che verrebbero definiti se la produttività restasse quella registrata in media negli ultimi due anni. In questo scenario, l’arretrato sarà azzerato nel 2026. Si tratta di uno scenario decisamente auspicabile non solo per l’ufficio GIP ma per tutto il Tribunale e i suoi stakeholder; per conseguirlo, tuttavia, sono necessarie risorse – organizzative, umane e tecnologiche – ulteriori rispetto a quelle attualmente disponibili. Dal punto di vista del personale togato, questo scenario richiederebbe al minimo l’acquisizione di ulteriori 4 magistrati full time equivalent[13]. Si tratta peraltro di un’analisi sottostimata, dal momento che non prende in considerazione, ad esempio, i procedimenti contro ignoti e le misure cautelari che vanno ad aggiungersi all’analisi.

 

5. Conclusioni

L’analisi ha descritto le caratteristiche e alcuni primi effetti del progetto organizzativo finalizzato a recuperare i ritardi accumulati dalla sezione gip-gup del Tribunale di Milano. Questa sezione nel 2020 aveva registrato una situazione di particolare criticità, per gli effetti cumulati del Covid e dell’incendio, avvenuto nel medesimo anno, del piano in cui è allocato l’ufficio gip-gup. Il progetto PNRR-UPP ha previsto l’impiego presso il gip-gup di un contingente di 56 addetti all’ufficio per il processo che, a partire da febbraio 2022 e per un periodo di 18 mesi, sono stati selezionati per affiancare giudici e cancellieri nelle diverse attività. 

I dati post-Covid mostrano segnali positivi: sia nel 2021 sia nell’anno successivo la sezione ha mostrato una decisa ripresa della produttività e riduzione dei tempi di decisione, che già a fine 2022 apparivano superiori ma non molto distanti dai dati pre-Covid. Ancora critici ma in miglioramento i dati sulle pendenze, che iniziano a ridursi nonostante la ripresa delle attività sui procedimenti meno urgenti che erano state sospese nel 2020. Alcune prime analisi indicano un impatto molto positivo dell’attività degli AUPP impiegati a partire da febbraio 2022, in termini di maggiore rapidità delle fasi dei procedimenti in cui sono impiegati. 

In altre parole, i dieci mesi del progetto PNRR-UPP mostrano segnali incoraggianti ma non sufficienti a conseguire gli obiettivi ambiziosi che erano stati posti. L’analisi previsionale mostra che, a risorse costanti, gli obiettivi PNRR (azzeramento dell’arretrato, SCR = 1,20, riduzione dei tempi) difficilmente potranno essere raggiunti nel 2026 sia a livello di sezione sia a livello di ufficio giudiziario complessivo, per il carico importante di affari gestiti dalla sezione gip-gup sul totale dell’Ufficio giudiziario. Se la produttività resterà pari a quella attuale e così anche i procedimenti in ingresso, nel prossimo futuro le pendenze aumenteranno anziché diminuire. L’analisi, peraltro, non tiene in considerazione l’impatto sul gip-gup proprio di una delle riforme previste dal PNRR (D.lgs 150/2022 "riforma Cartabia") – ad esempio per la funzione filtro collegata all’articolo 425 cpp e per l’ulteriore incentivo ai procedimenti speciali – rendendo più forte il disallineamento tra obiettivi desiderati e statistiche effettive. 

Le analisi proposte in questo articolo sollecitano alcune riflessioni ulteriori e generalizzabili anche ad altri uffici giudiziari. 

La prima riguarda le dinamiche organizzative: l’inserimento di personale aggiuntivo richiede una fase di formazione e di rodaggio per entrare in operatività, e l’organizzazione nel complesso deve attrezzarsi per accogliere queste nuove risorse, dal punto di vista logistico e di allineamento delle competenze. La prospettiva di collaborazione a tempo determinato, prossima a scadenza, rischia di disperdere capacità ed esperienza, oltre a determinare una continua emorragia di personale che è causa di instabilità organizzativa. Inoltre, l’apporto degli AUPP non può compensare scoperture di organico, facilmente quantificabili sulla base della produttività del personale e dei fascicoli da trattare, e carenze strutturali e tecnologiche che certamente influenzano i dati di performance. 

La seconda riguarda una presa di coscienza sull’importanza dei dati – qualità e interpretabilità - per la pianificazione delle politiche pubbliche. La bassa qualità dei dati rende onerose, e non sempre possibili, attività di approfondimento e confronto tra i diversi soggetti che presidiano alcune di queste informazioni. È però evidente che disponibilità e tempestività di dati di qualità sono indispensabili per individuare rapidamente colli di bottiglia e soluzioni per superarli. Guardando a trend nazionali e internazionali, che vedono nell’open government e (quindi anche negli open data) gli obiettivi verso cui puntare, la razionalizzazione dei dati diventa un passaggio strategico per gli enti della pubblica amministrazione in generale e per la giustizia in particolare. 

La terza riflessione riguarda il tema della valutazione delle politiche pubbliche. L’analisi presentata in queste pagine può costituire un esempio di utilizzo di dati e statistiche per monitorare la capacità di raggiungere gli obiettivi e soprattutto per progettare le politiche a partire dallo stato delle risorse. Il progetto PNRR-UPP ne è un esempio: l’allocazione degli AUPP è stata decisa sulla base delle performance delle sezioni, ma la possibilità di migliorare tali performance non è esclusivamente legata all’apporto – che comunque si sta dimostrando positivo – degli AUPP. Dunque, è necessario riflettere su come costruire politiche che abbiano come esito l’impatto sociale desiderato (riduzione dei tempi di giudizio, dell’arretrato ecc.). 

In quest’ottica, il dato, di qualità e facilmente interpretabile, è fondamentale sia in fase di progettazione delle politiche, sia del loro monitoraggio e come della valutazione finale.  In definitiva, l’analisi richiama l’importanza di progettare le policy in modo integrato a partire dagli obiettivi di impatto sociale desiderati, per conseguire i quali è necessario monitorare l’effetto combinato di disposizioni giuridiche, soluzioni organizzative, risorse umane e competenze durante tutto il ciclo di policy

 


 
[1] I profili da reclutare sono in maggioranza rappresentati da laureati in giurisprudenza ed economia e commercio (16.500), cui si aggiungono operatori amministrativi tecnici e per attività di data entry.

[2] Il progetto, coordinato dall’Università degli Studi di Torino in partenariato con undici atenei dell’Italia del nord-ovest è promosso dal Ministero della Giustizia nell’ambito del PON Governance e Capacità Istituzionale 2014-2020 e realizzato in sinergia con gli interventi previsti dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) a sostegno della riforma della giustizia.

[3] Cfr. Giancarlo Vecchi, Uffici per il processo e modelli organizzativi nelle sezioni della Corte d’Appello di Milano. Una prima analisi a seguito dell’inserimento degli addetti finanziati dal PNRR, in questa Rivista on line 15.12.2022, https://www.questionegiustizia.it/articolo/upp-organizzazione

[4] Il gruppo di lavoro del Politecnico di Milano è diretto dal prof. Giancarlo Vecchi del Dipartimento di Ingegneria Gestionale, in collaborazione con i Dipartimenti di Elettronica, Informazione e Bioingegneria (prof.sa Barbara Pernici) e con il Dipartimento di Architettura e Studi Urbani (prof.sa Cabiddu). Fanno parte del gruppo di ricerca e ringraziamo: Alessandra Bucci, Alfredo De Meo, Marco Dilettis, Tommaso Giaccardi, Jonathan Kamkhaji, Alessandra Thi Mandelli, Ludovica Piro, Irene Vanini. Su questa stessa rivista il 15/12/2022 è stato pubblicato un articolo con i risultati delle prime analisi condotte presso gli uffici della Corte di Appello di Milano. Ringraziamo per il prezioso supporto alle attività di ricerca la presidente aggiunta della sezione Gip del Tribunale di Milano, dott.ssa Ezia Maccora, i referenti della cancelleria Gip-Gup dott. Piero Muscarnera e dott.ssa Rosaria Mazzeo, e la responsabile dell’Ufficio Innovazione del Tribunale di Milano, dott.ssa Lorella Piccione.

[5] L’indice di ricambio (SCR - simple clearance rate) misura la capacità dell’Ufficio di smaltire i procedimenti mettendo in rapporto il numero dei procedimenti iscritti nell’anno con il numero dei procedimenti definiti.

[6] I dati DGSTAT mostrano che nel 2021 a Milano sono stati definiti con rito alternativo presso il GIP 6.024 procedimenti, il 10,3% dei procedimenti avverso autori noti complessivamente definiti dalla sezione, contro il 6,1% del Tribunale di Roma e il 5,6% di Napoli.

[7] Non essendo possibile remunerare gli straordinari, gli AUPP che prestano servizio nei turni festivi possono recuperare le ore lavorate durante la settimana.

[8] SCR - simple clearance rate o indice di ricambio, dato dal rapporto tra procedimenti definiti e iscritti nell’anno, e disposition time, vale a dire tempo medio di definizione dei procedimenti.

[9] Tutte le proiezioni sono state elaborate a partire dai dati forniti dall’Ufficio Innovazione del Tribunale di Milano, aggiornati al 31 dicembre 2022.

[10] Per questo calcolo, i valori dei procedimenti iscritti e definiti dal 2023 al 2026 sulla base della media delle annualità 2021 e 2022.

[11] Il valore dei pendenti finali è calcolato seguendo la formula: pendenti (Periodo-1)+iscritti(Periodo)-definiti(Periodo). 

[12] Il valore del DT è costruito usando la formula: DT(Periodo)=365*Pendenti(Periodo)/Definiti(Periodo).

[13] L’analisi è effettuata considerando la produttività media (circa 990 fascicoli/anno) dei magistrati in servizio nell’ultimo biennio. La produttività è elaborata considerando il dato full time equivalent (FTE) dei magistrati presenti in servizio nell’anno giudiziario, per il 2020-2021 e 2021-2022 e fornito dall’Ufficio Innovazione; per quanto riguarda il numero delle definizioni nell’anno giudiziario, sono stati elaborati gli open data semestrali del medesimo periodo resi disponibili sul sito del Ministero della Giustizia.

17/04/2023
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