Cosa resta da completare nel PCT?

1. Premessa / 2. Mobile first: firma, accesso fascicoli, notifiche push via app sicura, calendario sincronizzabile, timbri / 3. L’integrazione esterna / 4. L’integrazione interna

1. Premessa

L’Italia è stato uno dei primi Paesi del mondo a sperimentare e, poi, istituzionalizzare la gestione informatizzata del processo civile.

Dal deposito telematico dei primi decreti ingiuntivi all’inizio dello scorso decennio, l’architettura generale del sistema non è mutata: gli utenti abilitati esterni (avvocati, consulenti, etc.) inviano una pec al sistema, il cancelliere accetta l’atto (salvo la neo-introdotta accettazione automatica degli atti, che non sta dando grandi prove di efficienza), il giudice apre il suo software sul computer locale (la “Consolle del magistrato”), rigorosamente equipaggiato con Microsoft Windows, vi accede mediante firma digitale (fisica, ovvero con lettore di smart card da configurare debitamente, e non con SPID, EIDAS, CIE… ), interroga il server remoto “scaricando” i nuovi fascicoli, crea un provvedimento basandosi su modelli predefiniti (editabili tramite Microsoft Word o al più Open Office), firma digitalmente (sempre esclusivamente mediante smart card o token fisico) e infine deposita il provvedimento trasferendolo al server. L’atto, una volta accettato, entra a far parte del fascicolo informatico e comunicato (mediante pec) ai destinatari.

I programmi (lato cancelleria: SICID-SIECIC; lato giudice: Consolle) sono stati oggetto di diversi miglioramenti e implementazioni nel corso degli anni, ma sono basati ancora sui medesimi principi di quelli originari.

Nel frattempo, sono nati altri processi telematici: quello amministrativo, quello tributario, quello penale, ma nessuna reale innovazione è stata apportata all’architettura originaria del processo civile telematico.

Credo che oggi i tempi siano maturi, sia per l’esistenza di un solido quadro normativo, sia per la generalizzata disponibilità di strumenti hardware potenti e dotati di connessione internet veloce e a basso costo, per realizzare alcune piccole implementazioni tecniche rendendo il PCT più versatile, più performante, più organico, più efficiente.

2. Mobile first: firma, accesso fascicoli, notifiche push via app sicura, calendario sincronizzabile, timbri

Nel 2014, quando fu reso obbligatorio l’utilizzo del PCT, vi furono resistenze da parte degli utenti (magistrati, avvocati, cancellieri), legati alla tradizione del processo cartaceo e poco inclini a convertirsi all’utilizzo dei sistemi informatici. All’epoca, sostenevo che giudici e avvocati avrebbero davvero compreso la rivoluzione del PCT quando fosse stato dato loro uno strumento semplice da usare (un tablet? un cellulare?) che avesse permesso di depositare atti o redigere e depositare provvedimenti facilmente, in qualunque momento, da qualunque luogo.

Non ci siamo ancora: è ancora necessario un computer, un sistema rigorosamente Windows, un’interfaccia di firma fisica (smartcard o token usb che sia), con le relative complicazioni (installazione, driver, compatibilità, etc.).

Dobbiamo implementare al più presto una webapp, un’applicazione che “gira” su browser, comune anche agli utenti esterni, comune ai vari processi e riti e magistrature, che sia disponibile e utilizzabile su ogni sistema operativo (Microsoft Windows, Apple Mac OS, Linux).

Ma anche, senza voler arrivare a tanto, mi pare non più rinviabile quantomeno l’affrancamento dagli attuali dispositivi fisici di autenticazione (abbiamo lo SPID, la Carta di Identità Elettronica/EIDAS) e di firma (perché non attivare nella Consolle la possibilità di firmare con la comodissima Firma Remota, come è per esempio previsto nel Processo Tributario Telematico, nel Processo Penale Telematico e anche nel Processo civile dinanzi al giudice di pace?).

Non si può non accennare al calendario della Consolle del magistrato.

Nell’era degli smartphone, vedo ancora tanti giudici (e anche tanti avvocati) continuare a portarsi dietro corpose agende cartacee in cui annotano le udienze e le scadenze. Nessuno (o quasi) dei colleghi utilizza il calendario della Consolle, che non consente alcuna personalizzazione o modifica e, ovviamente, non è sincronizzabile con i nostri dispositivi mobili, che abbiamo sempre con noi.

Consideriamo che gli utenti giustizia hanno a disposizione la suite di Microsoft Office, con il potente calendario di Outlook.

L’esperimento, di una quindicina di anni fa, di MagOffice (poi abbandonato) consentiva di importare automaticamente su Outlook (e quindi sui nostri dispositivi mobili) gli eventi SICID (ovvero le udienze, le scadenze, etc.).

È davvero tanto complesso riproporre un sistema simile? Magari potendo dare un input al momento della redazione del provvedimento o del visto/timbro da Consolle, per scegliere se e come annotare sul calendario la scadenza?

Infine, i timbri, da apporre in alto sull’istanza. Si tratta di uno strumento di lavoro indispensabile, in particolare per i ruoli cd. “gestori”, quali le esecuzioni, le procedure concorsuali, le amministrazioni di sostegno. Sono tutti quei provvedimenti (ogni giudice ne redige migliaia all’anno) che all’epoca del cartaceo venivano semplicemente scritti a mano sul bordo dell’istanza e che oggi sono evasi mediante apposizione di una annotazione direttamente sul pdf dell’istanza. 

I timbri vanno migliorati, devono essere maggiormente personalizzabili, con possibilità di inserire dei campi, di creare modelli articolati, di vedere l’anteprima del provvedimento.

Un intervento molto semplice, ma fondamentale per rendere più efficiente il lavoro del giudice.

3. L’integrazione esterna

Nel corso degli anni sono stati sviluppati numerosi strumenti informatici, sia da parte del Ministero della giustizia, sia da parte di altre amministrazioni, che necessitano di essere compiutamente collegati (e integrati) con il PCT.

Un esempio lampante è costituito dal collegamento SICID/SIAMM (o SPEDIGIUS). Ad oggi, la domanda di liquidazione del patrocinio a spese dello Stato presentata in SIAMM non transita in PCT (SICID-Consolle magistrato) e viceversa. Lo stesso dicasi, ovviamente, per il provvedimento di liquidazione del giudice. È, quindi, necessario che la domanda sia manualmente scaricata da SIAMM, ricaricata in SICID e poi sia manualmente scaricato il provvedimento del giudice e ricaricato in SIAMM, con evidente inutile dispendio di tempo e lavoro.

Molte altre, però, sono le banche dati delle p.a. che potrebbero essere collegate direttamente ai software di gestione del PCT.

Si pensi al risparmio di tempo che già offre alla cancelleria delle procedure concorsuali la possibilità (invero non sempre funzionante) di inviare direttamente tramite SIECIC alla Camera di Commercio i provvedimenti del Tribunale da iscrivere nel Registro delle imprese, e a quanto maggiore potrebbe essere il risparmio se vi fosse la possibilità di dialogare direttamente con le banche dati della stessa Camera di Commercio (Registro imprese), Agenzia delle Entrate, INPS al fine di ottenere le informazioni che il codice della crisi di impresa impone di acquisire, invece di essere costretti a contattare tali enti a mezzo pec.

Si pensi a come potrebbe essere semplificato (e quindi velocizzato) il procedimento di trascrizione dei provvedimenti attinenti allo status (separazioni, divorzi, amministrazioni di sostegno, adozioni, etc.) se il SICID potesse trasmettere i dati (già presenti e già strutturati) ai registri dello stato civile, o anche il procedimento di trascrizione delle sentenze se vi fosse un “dialogo” diretto tra SICID e Conservatoria dei Registri immobiliari (oggi Ufficio pubblicità Agenzia delle Entrate).

Analogamente, estremamente utile sarebbe il collegamento tra la Consolle del magistrato e l’Albo nazionale dei CTU, l’elenco dei delegati alle vendite immobiliari, l’elenco dei gestori della crisi di impresa. Si potrebbero verificare in tempo reale non solo la disponibilità e le specializzazioni del professionista, ma anche il numero degli incarichi ricevuti e quelli in atto, anche al fine di assicurare un’equa rotazione degli incarichi.

Ancora, sarebbe utilissimo che il procedimento di notifica telematica tramite UNEP (invio telematico da parte del difensore della documentazione da notificare a mani, restituzione telematica della relata, produzione in giudizio da parte del difensore) potesse essere ulteriormente semplificato con il deposito direttamente da parte dell’UNEP della relata all’interno del fascicolo telematico.

Si tratta, ritengo, di piccoli interventi che potrebbero migliorare molto l’efficienza dell’intero sistema.

Guardando, infine, a un orizzonte di medio periodo, operazione certo più ambiziosa, ma inevitabile dovrà essere l’omogeneizzazione dei sistemi informatici di gestione dei vari processi (civile, penale, amministrativo, tributario).

4. L’integrazione interna

Molti sono gli interventi (grandi e piccoli) che potrebbero essere effettuati per integrare tra loro i flussi interni degli applicativi al fine di rendere più funzionale la gestione del processo.

L’impianto del Processo Civile Telematico è stato concepito come una trasposizione sul mezzo informatico del processo cartaceo. Se si escludono i piccoli aggiustamenti operati nel corso degli anni (in particolare dalla riforma Cartabia), il legislatore non ha affrontato funditus il tema dell’ architettura del fascicolo processuale.

Ancora oggi, a ben oltre dieci anni dall’obbligatorietà dell’utilizzo del telematico, il fascicolo processuale informatico (quasi sempre interamente telematico) è strutturato come una pedissequa trasposizione del tradizionale fascicolo cartaceo: i fascicoli di parte sono costituiti da una serie di atti depositati dalla parte, con allegati una serie di documenti, spesso male indicizzati, a volte addirittura da un unico file contenente una pluralità di documenti cartacei scansionati. 

La possibilità di ricerca automatizzata è quasi nulla e spesso, per trovare il documento che interessa, l’operatore (giudice o avvocato che sia) è costretto a scorrere decine di documenti allegati ai singoli atti, senza neppure la possibilità di riorganizzare il fascicolo evidenziando i documenti realmente importanti per la decisione (salva la creazione di cartelle locali).

Il fascicolo rimane, poi, confinato nell’ambito del singolo registro (contenzioso, volontaria giurisdizione, lavoro) senza possibilità di passaggio automatizzato dall’uno all’altro. Il fascicolo non riesce a trasmigrare da ufficio ad ufficio (in caso, ad esempio, di dichiarazione di incompetenza per territorio) e ancora manuale è il passaggio tra grado e grado di giudizio.

Esattamente come avveniva con il fascicolo cartaceo, allorquando era necessario che l’avvocato si recasse in cancelleria, ritirasse il proprio fascicolo di parte e lo ridepositasse nella diversa cancelleria o ufficio.

Ed esattamente come allora, salvo alcune rare eccezioni (il fascicolo del decreto ingiuntivo nel successivo giudizio di opposizione), il giudice del merito non vede il fascicolo della convalida di sfratto, il giudice del merito dell’opposizione non vede il fascicolo esecutivo, il giudice del reclamo non vede il fascicolo del cautelare reclamato. Per non parlare delle (assurde) rigidità dei fascicoli relativi alle procedure concorsuali.

Credo sia giunta l’ora di concepire un fascicolo unico del processo che tale resta in tutte le fasi e dinanzi a tutti i giudici (modulando i permessi di accesso, ovviamente), che può essere consultato nelle varie fasi e gradi, che può essere associato a un qualunque ufficio giudiziario e a un qualunque registro (contenzioso, esecuzioni, lavoro, etc.), che consente di creare collegamenti stabili con altri fascicoli in caso di riunione, ovvero di separare agevolmente una parte di fascicolo da un’altra.

E invece i recenti interventi, con la creazione della nuova architettura dei “procedimenti unitari” del codice della crisi di impresa, sembrano addirittura andare nella direzione opposta, laddove si è creata un’assurda parcellizzazione tra i “sottofascicoli”: una procedura portante che contiene solo alcuni atti e documenti (peraltro, nel concreto funzionamento, senza una particolare logica) e una serie di “sottoprocedimenti” (istanze di apertura liquidazione giudiziale, domande prenotative, domande di apertura di concordato preventivo, etc.) tutti con propri atti e documenti, che non comunicano direttamente. Né si sostenga che tale architettura è necessaria per evitare che le parti di un sottoprocedimento possano vedere gli atti e i documenti di un altro sottoprocedimento. Per raggiungere tale scopo, infatti, sarebbe sufficiente istituire un sistema di permessi di accesso da attribuire ai singoli attori del processo.

Il fascicolo unico dovrà essere collocato su un server centrale, sarà costituito da atti di parte, provvedimenti del giudice e documenti, e dovrà essere riorganizzabile dall’operatore, evidenziando gli atti e i documenti effettivamente necessari per la decisione finale. A seconda della fase, del tipo di registro, del grado, dell’ufficio competente, saranno concessi/revocati permessi di accesso (in lettura e in scrittura) ai vari attori del processo.

In questa direzione, i sistemi di IA, sempre più performanti e precisi, potranno aiutare nell’indicizzazione, nella catalogazione e nella successiva individuazione dei documenti che servono davvero, con notevole risparmio di tempo per tutti e conseguente maggiore efficienza del processo decisionale.

Ritengo, in conclusione, che l’evoluzione del PCT da sistema di digitalizzazione a piattaforma integrata e intelligente rappresenti una condizione imprescindibile per una giustizia più efficiente, accessibile e coerente con le potenzialità tecnologiche attuali.